Commande publique

Entreprises et personnes publiques, comment se préparer à la facturation électronique ?

Mots clés : Etat et collectivités locales - Gestion de l'entreprise

Des collectivités pilotes expérimentent la dématérialisation des factures en prévision de l’échéance législative du 1er janvier 2017 qui l’impose aux grandes entreprises et aux entités publiques. Elles ont partagé leur expérience lors d’une matinale organisée par l’Association des maires de France le 4 octobre à Paris.

Les personnes publiques se préparent dès maintenant au 1er janvier 2017, date à partir de laquelle elles doivent accepter les factures dématérialisées des grandes entreprises et du secteur public. A cet effet, l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) en charge des processus et des outils financiers propose la plateforme mutualisée unique et gratuite dénommée « Chorus Pro ». Celle-ci sera en mesure de recevoir pour près de 80 000 entités publiques environ 95 millions de factures provenant d’un million de fournisseurs. Somme toute, c’est « une boîte aux lettres assez complexe », résume Alain Risson, maire honoraire et membre de l’Association des maires de France (AMF).

L’AMF a réuni l’AIFE et la Direction générale des finances publiques (DGFiP) pour expliquer les paramétrages que les entités publiques doivent réaliser sur Chorus Pro. Objectif : laisser suffisamment de temps aux 200 grandes entreprises (Bouygues, Eiffage, Vinci, etc.) et leurs filiales de se préparer aussi au 1er janvier 2017 – date à laquelle elles doivent transmettre au secteur public leurs factures en format électronique.

 

Un paramétrage nécessaire aux entreprises

 

Depuis septembre, toutes les entités publiques ont accès à Chorus Pro via le « Portail Internet Gestion Publique » de la DGFiP. Elles doivent paramétrer la solution d’ici à la fin du mois d’octobre afin que leurs fournisseurs disposent des informations nécessaires à l’établissement des prochaines factures. Il leur revient notamment de définir les pouvoirs des agents publics habilités à utiliser le logiciel ainsi que la « fiche structure » (identification de chaque entité publique). Cela consiste notamment à choisir si la mention du code service (identification du service destinataire de la facture) et/ou du numéro d’engagement (référence au marché ou à la commande) sera obligatoire ou facultative sur les factures transmises par les fournisseurs.

L’AIFE invite, par ailleurs, les collectivités locales à informer leurs grands fournisseurs de l’obligation d’adresser les factures sur Chorus Pro à compter du 1er janvier 2017, et les autres fournisseurs (ETI, PME, microentreprises) de la possibilité de le faire. Former les agents publics à l’utilisation du portail ou à la nouvelle version du logiciel comptable et financier interne est également indispensable. Par ailleurs, le site collaboratif « Communauté Chorus pro » propose des outils d’aide au déploiement de Chorus Pro aux entreprises (utilisation, annuaire des acheteurs, etc.) et aux structures publiques (modèles de documents, guides utilisateurs, etc.).

 

Une clause « Chorus Pro » dans les marchés publics

 

Sur les 18 entités publiques pilotes, deux ont partagé leur expérience de la facturation électronique. Brest Métropole (220 000 habitants) incite ses fournisseurs à dématérialiser leurs factures (40 000 par an). La collectivité communique sur la facturation électronique depuis septembre sur son site Internet et prévoit dans ses marchés publics une clause imposant le dépôt des factures sur Chorus Pro. Elle sensibilisera les fournisseurs départementaux sur la question le 18 octobre ainsi que les fédérations professionnelles en février 2017 avec l’AIFE et la DGFiP à la Chambre du commerce et de l’industrie. Par ailleurs, elle entend former jusqu’au début de l’année prochaine une centaine d’agents sur l’évolution de son logiciel comptable et financier.

De son côté, la ville de Monêtier-les-Bains (Hautes-Alpes, 1 000 habitants) accède aux fonctionnalités de Chorus Pro à partir du portail de son éditeur. « La solution permet de gagner une journée sur le traitement des factures du fait notamment de la suppression du délai d’acheminement postal, et de contribuer au confort de travail de nos agents », explique la Maire Anne-Marie Forgeaux.

 

 

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